第一章 總 則

第一條  為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對檔案管理的要求，提高檔案的利用效率,使檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《陜西省檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定辦法。

第二條  辦法所指檔案包括文書檔案和印章檔案。文書檔案是指公司及所屬各公司在各項(xiàng)工作活動過程中形成的各種門類和載體的記錄。印章檔案是指公司及所屬各公司在工作活動中形成的，失去現(xiàn)行效用的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并有特殊保存價(jià)值的檔案。

辦法所指檔案不包括專業(yè)類檔案，如科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。

第二章 管理及職責(zé)

第三條  公司檔案管理堅(jiān)持集中管理與分散整理相結(jié)合的原則，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、部門立卷的方式進(jìn)行。

第四條  公司行政工作部對所屬各公司檔案管理工作負(fù)有指導(dǎo)、管理、檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)的職責(zé)，同時(shí)承擔(dān)公司檔案管理的具體工作。

第五條  公司所屬各公司負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作。各公司配備專職或兼職檔案管理人員，承擔(dān)公司的檔案管理工作，并保持人員的相對穩(wěn)定。

第六條  檔案管理人員的主要工作職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)和規(guī)章制度，建立公司檔案工作各項(xiàng)管理制度。

（二）指導(dǎo)公司部門文書立卷人員做好文件資料、歸檔印章的收集、整理工作。

（三）負(fù)責(zé)公司檔案的管理和利用工作，并按有關(guān)規(guī)定做好檔案移交和銷毀工作。

（四）負(fù)責(zé)檔案庫房內(nèi)務(wù)管理，確保檔案完整、安全。

第七條  公司及所屬各公司的職能部門是公司檔案立卷的責(zé)任主體。檔案的初期收集、整理工作由部門確定的文書立卷人在部門完成。

第八條  部門文書立卷人員的主要工作職責(zé)：

（一）收集、整理部門文件資料、歸檔印章，定期移交歸檔。

（二）協(xié)助聯(lián)合發(fā)文部門做好文件資料歸檔工作。

第三章  歸檔標(biāo)準(zhǔn)

第九條  文書材料的歸檔范圍

（一）反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司發(fā)展和歷史研究具有參考利用價(jià)值的文件資料。

（二）公司工作活動中形成的在維護(hù)國家、公司和職工權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件資料。

（三）公司需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)制發(fā)的文件資料；指導(dǎo)所屬單位的文件材料；所屬單位報(bào)送的重要文件資料。

（四）其他對公司工作具有考查利用價(jià)值的文件資料。

第十條  文書材料的不歸檔范圍

（一）上級機(jī)關(guān)的文件資料中，普發(fā)性不需要公司辦理的文件材料，任免、獎懲非公司工作人員文件材料，供工作參考的抄送等。

（二）公司文件資料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性職工群眾來信、電話記錄，各部門相互抄送的文件材料，公司參加非主管單位召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考利用價(jià)值的文件材料。

（三）同級部門的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

（四）下屬公司的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。

第十一條  凡屬公司歸檔范圍的文件材料，各部門必須按有關(guān)規(guī)定向公司行政工作部移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第十二條  印章的歸檔范圍

公司通過正式文件廢止使用的印章：

（一）公司的黨政公章、法人印章。

（二）公司各部門、下設(shè)機(jī)構(gòu)的部門(機(jī)構(gòu))印章。

（三）公司各類專用章。如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。

（四）人名章(會計(jì)、出納等專門業(yè)務(wù)需要刻制的印章)。

（五）公司根據(jù)需要，經(jīng)審批，刻制的具有保存價(jià)值的其它印章。

第十三條  不歸檔印章的管理

（一）不歸檔范圍：嚴(yán)重破損的印章；一般事務(wù)性工作(收發(fā)文等)使用的印章。

（二）不歸檔印章在新印章啟用后，由使用部門將其交由公司檔案管理部門統(tǒng)一銷毀。

第四章  文件資料的整理

第十四條  文件資料整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用。

第十五條  公司文書檔案保管期限定為永久、定期兩種。定期分為30年、10年。

（一）永久保管的檔案主要包括：

1.公司設(shè)立、合并、分立、改制或其他變動過程中形成的文件材料，公司董事會的構(gòu)成、變更、召開會議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料；

2.公司資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、租賃、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對外投資文件材料；公司基本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料；

3.公司發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計(jì)劃和總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料；

4.公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

5.公司組織實(shí)施的重大項(xiàng)目，勘查或建設(shè)工程、編制的中長期發(fā)展規(guī)劃等重要文件材料；

6.公司關(guān)于重要問題向上級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告、報(bào)表及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、復(fù)函等文件材料；

7.公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免、職稱評聘等人力資源管理的重要文件材料；公司涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料；

8.公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

9.公司與有關(guān)單位正式簽訂的合作協(xié)定、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、議定書等重要文件材料；

10.上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)的重要文件材料和需要公司辦理的重要文件材料；

11.同級機(jī)關(guān)、所屬單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的報(bào)告、來函、請示與公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

12.公司在出國或出境考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動中形成的文件材料。

13.公司黨群工作、經(jīng)營管理工作的重要文件材料；

（二）定期保管的檔案主要包括：

1.公司職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；公司資本金管理、資產(chǎn)管理、涉及職工權(quán)益的一般性文件材料；

2.公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

3.公司人事管理工作中形成的一般性文件材料；

4.公司與其他單位形成的一般性合同、協(xié)議等文件材料；

5.公司關(guān)于一般性問題的請示、報(bào)告與上級機(jī)關(guān)給予的批復(fù)、批示、復(fù)函，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

6.上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

7.上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非公司主管業(yè)務(wù)但要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；

8.所屬單位關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的請示、報(bào)告、來函與的批復(fù)、復(fù)函等文件材料；

9.公司所屬單位、各部門工作或?qū)ｍ?xiàng)工作規(guī)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告和年度、半年、季度、月份計(jì)劃、總結(jié)等文件材料；

10.公司參加國家和社會活動的一般性文件材料；公司接待重要來賓的工作計(jì)劃、方案等一般性文件材料。

第十六條  公司應(yīng)歸紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見和批示的修改稿及有發(fā)文稿紙或文件處理單的，應(yīng)與文件正本，定稿一并歸檔。

第十七條  公司對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)，背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔，各部門應(yīng)協(xié)助行政工作部做好電子文件的歸檔工作。

第十八條  辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件屬于歸檔范圍的，應(yīng)通過系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)中按本規(guī)定要求進(jìn)行整理歸檔，審核無誤后，打印形成紙質(zhì)材料歸檔。

第十九條  歸檔責(zé)任。各部門負(fù)責(zé)收集、整理部門產(chǎn)生、辦理的應(yīng)歸檔的文件材料，整理相關(guān)照片、錄音、錄像、實(shí)物等，并向公司行政工作部移交、歸檔。

部門聯(lián)合行文及聯(lián)合承辦重大活動、召開會議形成的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，協(xié)辦部門要將有關(guān)資料交于主辦部門，不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。

第十二條  本辦法自印發(fā)之日起施行，原《檔案管理辦法》（陜地綜發(fā)〔2017〕56號）同時(shí)廢止。

附件：陜西地礦綜合地質(zhì)大隊(duì)有限公司檔案保管期限表

第五章  印章整理

第十八條  印章檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理或移交上級公司檔案管理部門，任何個人和部門不得據(jù)為已有。

第十九條  歸檔時(shí)間

（一）印章檔案實(shí)行即時(shí)歸檔。即在印章廢止使用或新印章啟用后，舊印章即刻進(jìn)行歸檔。

（二）舊印章在廢止使用后，如公司在業(yè)務(wù)過渡期間需使用舊印章進(jìn)行業(yè)務(wù)銜接時(shí)，須制作舊印章印模先行歸檔備案，待銜接業(yè)務(wù)完成后將舊印章進(jìn)行歸檔。

第二十條  歸檔要求

（一）上級公司配發(fā)的黨政公章和法人印章，由公司檔案管理部門收集整理，移交上級公司歸檔。

（二）公司各職能部門印章、專用印章、公司自行刻制的具有保存價(jià)值的其它印章，由部門移交公司檔案管理部門歸檔。

第二十一條  印章整理

（一）印章整理應(yīng)遵循其形成規(guī)律，堅(jiān)持集中分類、區(qū)分價(jià)值、便于保管利用的原則。

（二）整理要求：印章檔案單獨(dú)設(shè)類，集中保管。

（三）保管期限：印章檔案保管期限分為永久類和定期類(15年)。

永久類—公司對外行文使用的黨政公章、法人章，及其辦事機(jī)構(gòu)(行政工作部)印章。

定期類—公司內(nèi)設(shè)部門或下設(shè)公司和業(yè)務(wù)工作印章。

（四）排序：印章檔案按公司--內(nèi)設(shè)部門或下設(shè)公司--保管期限--枚號順序逐盒排列。

（五）檔號：印章檔案整理完畢后在印章盒上編制檔號，以固定排序位置。

印章檔案的檔號由“印章檔案代號”、“保管期限代號”、“部門或下設(shè)公司”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字及連接號“--”混合編制。格式：印章檔案代號--保管期限代號--部門或下設(shè)公司代號--印章枚號。

印章檔案代號：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。保管期限代號：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。

部門或下設(shè)公司代號：以部門名稱或下設(shè)公司規(guī)范化簡稱每個字的漢語拼音首個字母代表。

印章枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字按流水方式編制枚號。

（六）目錄：印章檔案保管目錄按檔號順序組織條目，根據(jù)保管期限的不同，分別裝訂成冊。

印章檔案目錄項(xiàng)目—公司、部門(下設(shè)公司)、保管期限、枚號、印模、使用起止時(shí)間、印材、備注等。

印模—在目錄上留取印章印模。

使用起止時(shí)間—填寫印章啟用(或制作)和失效的時(shí)間。

印材—填寫印章的制作材料。如：銅、橡膠、有機(jī)玻璃等。

（七）裝盒：相同保管期限的印章，依印章排列順序裝盒。

盒內(nèi)印章按從左至右，從上至下的順序排放。

鋼印等特大型印章，直接排列上架。

第二十二條  印章檔案盒：歸檔印章置于規(guī)定檔案盒具內(nèi)。檔案盒平置疊放。盒內(nèi)從上到下的排列順序?yàn)椋河∧��?-備考表--印章。

（一）印章檔案盒盒蓋、盒脊分別填寫公司、部門或下設(shè)公司、保管期限、起止枚號等項(xiàng)目。

（二）印模單：印模單放置在檔案盒內(nèi)，采用A4型紙張制作，印模在紙張上的排列方式須與該盒內(nèi)印章檔案的排列方式一致，每個印模標(biāo)注與之相對應(yīng)的印章檔案的檔號。

（三）備考表：備考表填寫盒內(nèi)印章檔案的數(shù)量、完整性、公司、部門或下設(shè)公司、保管期限、起止枚號等項(xiàng)目。并簽注整理人和整理時(shí)間。

第六章  檔案移交

第二十三條  部門文書立卷人對上年度形成的文件資料收集整理后，在年度6月底前向公司檔案管理部門進(jìn)行移交歸檔。

第二十四條  歸檔移交的要求

（一）文件完整齊全，對已破損的文件給予修補(bǔ)或補(bǔ)救，字跡模糊或易退變的文件給予復(fù)制，所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案保護(hù)要求。

（二）歸檔移交的文件資料符合有關(guān)文件標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案移交時(shí)，簽發(fā)手續(xù)、密級、保管期限齊全完整，編號正確。

填寫規(guī)范歸檔目錄一式三份及電子版，履行交接手續(xù)。

第二十五條  接收檔案：檔案管理部門按歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，逐件檢查后接收檔案。

第七章  管理與利用

第二十六條  檔案調(diào)（查）閱程序。

（一）調(diào)閱審批。

1、調(diào)檔人員填寫調(diào)卷審批單；

2、調(diào)卷部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

3、檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批。

外公司調(diào)檔須持公司介紹信、個人身份證明等，辦理調(diào)檔審批手續(xù)。

（二）手寫體檔案，僅限于工作人員在場時(shí)查閱，不得借離檔案室。

（三）借閱時(shí)間。檔案借閱時(shí)間最長為10天，因工作需要不能如期歸還的，須經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（四）借閱要求。借閱檔案材料不得污損、涂改和轉(zhuǎn)借；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得摘抄，復(fù)印和拍照。

（五）密級檔案

1、密級檔案不能復(fù)印。

2、密級檔案不能帶出檔案室，僅限于檔案室內(nèi)查閱。

3、調(diào)閱密級檔案須調(diào)卷部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核、保密委辦公室主任審批。

4、密級檔案僅限于公司職工調(diào)閱，外公司人員不予調(diào)閱。

（六）印章檔案僅限于在檔案室使用。

（七）現(xiàn)行檔案非因公事由不得查閱。

（八）實(shí)物檔案借閱嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)。聲像檔案原版原則上不得借離檔案室，如有特殊情況，可復(fù)制借用。

第二十七條  檔案鑒定與銷毀。檔案鑒定銷毀工作由公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織進(jìn)行。公司成立由有關(guān)部門參與的檔案鑒定小組，在對銷毀檔案審查后，提交檔案鑒定報(bào)告，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

第二十八條  檔案銷毀前須登記造冊，并由兩人以上在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷。檔案銷毀的清冊永久保存。

第二十九條  庫藏檔案的管理。檔案管理人員要定期對庫藏檔案進(jìn)行清理核對，確保其完整、準(zhǔn)確。同時(shí)根據(jù)保管期限進(jìn)行價(jià)值鑒定，提出無繼續(xù)保存價(jià)值檔案的銷毀意見。

第三十條  檔案庫房管理須符合有關(guān)檔案管理規(guī)定的要求，配備防盜、防火、防潮、防有害生物的必要設(shè)施；采取有效措施，防止光射、塵埃、有害氣體對檔案的危害。

第八章  附  則

第三十一條  在公司檔案管理信息化工作實(shí)施前，OA系統(tǒng)產(chǎn)生的文件材料轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)材料后，按辦法歸檔管理；檔案管理信息化工作實(shí)施后，公司將出臺相應(yīng)辦法對該類文件材料進(jìn)行歸檔管理。

第三十二條  辦法適用于公司及所屬各公司的檔案管理工作。

第三十三條  辦法由公司行政工作部負(fù)責(zé)解釋。

第三十四條  辦法自印發(fā)之日起施行。